Dieses Dokument ist passwortgeschützt.
Dieses Dokument ist passwortgeschützt.
KI-gestützte E-Mail-Automatisierung für Buchungsbestätigungen (mit manueller Freigabe bis 99% Testquote)
Das Hotel Drei Könige erhält täglich eine hohe Anzahl an Reconfirmation-Requests von Reisepartnern wie WebBeds, iTrip, Veturis und weiteren Tour Operators. Diese Anfragen folgen stets dem gleichen Muster: Der Partner fragt die Hotel-Bestaetigungsnummer, Gastname, Reisedaten und Prepaid-Status ab.
Aktuell wird jede dieser Anfragen manuell bearbeitet. Das bedeutet: E-Mail lesen, Reservation im System suchen, Daten abgleichen, Antwort formulieren und versenden. Bei gleichbleibendem Inhalt ein enormer Zeitaufwand.
Kernproblem: Repetitive, manuelle Bearbeitung identischer Anfragen bindet wertvolle Personalressourcen, die besser für die Gästebetreuung eingesetzt werden könnten.
| System | Produkt | Status |
|---|---|---|
| PMS | Fidelio Suite 8 | Legacy – Ablösung in ~3 Jahren |
| Microsoft 365 / Outlook | Aktiv | |
| Channel Manager | HotelSpider | Aktiv |
Wichtig: Fidelio Suite 8 wird mittelfristig ersetzt. Die Lösung darf daher keine Abhängigkeit zum PMS aufbauen. Outlook dient als alleinige Datenquelle.
Statt einer klassischen PMS-Integration bauen wir eine intelligente E-Mail-Engine, die Outlook als «Single Source of Truth» nutzt. Die Lösung erkennt eingehende Reconfirmation-Requests, extrahiert Buchungsdaten und gleicht diese automatisch mit bestehenden Bestätigungsmails ab.
Automatische Identifikation von Reconfirmation-Anfragen anhand von Absender, Keywords und E-Mail-Struktur.
AI-gestütztes Parsing unterschiedlicher E-Mail-Formate. Extraktion von Booking-ID, Gastname, Daten – unabhängig vom Partner-Format.
Suche der Original-Buchungsbestätigung in Inbox und Archiv via Microsoft Graph API. Datenvergleich und Validierung.
Bei positivem Match: standardisierte Antwort als Entwurf erstellen. Bei Unstimmigkeiten: Eskalation an Mitarbeiter.
Ansatz: Sie bauen keine Reservationssystem-Integration. Sie erhalten eine E-Mail-basierte Reconciliation + Response Engine – schneller, einfacher und zukunftssicher.
Der gesamte Ablauf ist als Level-1-Automatisierung konzipiert: Standardanfragen werden ohne menschliches Eingreifen bearbeitet. Nur Ausnahmen werden an Mitarbeiter weitergeleitet.
| Schritt | Beschreibung | Aktion |
|---|---|---|
| 1. Eingang | Reconfirmation-Request trifft ein | Automatische Erkennung |
| 2. Klassifikation | Anfrage-Typ identifizieren | Keywords / Absender-Analyse |
| 3. Extraktion | Booking-ID, Gastname, Daten | KI-gestütztes Parsing |
| 4. Suche | Original-Bestätigung in Outlook | Microsoft Graph API |
| 5. Validierung | Datenabgleich Request vs. Original | KI-Matching |
| 6. Antwort | Standardisierte Reconfirmation | Entwurf erstellen |
Sicherheit: In Phase 1 werden Antworten ausschliesslich als Entwürfe erstellt. Das Hotelpersonal behält die volle Kontrolle über den Versand.
Die Lösung basiert auf einer sauberen, modularen Architektur. Der Zugriff auf Outlook erfolgt über die Microsoft Graph API – ohne der KI direkten Mailzugriff zu geben. Ein eigener MCP-Server (Model Context Protocol) steuert die KI-Anbindung kontrolliert und sicher.
| Komponente | Technologie | Zweck |
|---|---|---|
| E-Mail-Zugriff | Microsoft Graph API | Outlook lesen, Entwürfe erstellen |
| KI-Engine | Claude / LLM | E-Mail-Parsing, Datenextraktion, Matching |
| Orchestrierung | MCP-Server (Custom) | Kontrollierte KI-Anbindung an Outlook |
| Auth & Security | Microsoft Entra ID (OAuth 2.0) | Sichere Authentifizierung, Scoped Permissions |
| Hosting | Cloud (Azure / VPS) | Zuverlässiger Betrieb, EU-Datenstandort |
Das Projekt wird in klar definierten Phasen umgesetzt. Jede Phase schliesst mit einem testbaren Ergebnis ab.
| Phase | Beschreibung | Dauer |
|---|---|---|
| 1. Discovery & Setup | Microsoft Graph Anbindung, OAuth Setup, Zugang zu Outlook-Testumgebung, Analyse der E-Mail-Formate der wichtigsten Partner | 1–2 Wochen |
| 2. Core Engine | MCP-Server-Entwicklung, KI-Parsing für die häufigsten Partner-Formate (WebBeds, iTrip, Veturis), Outlook-Suche & Matching-Logik | 3–4 Wochen |
| 3. Entwurf-Generierung | Standardisierte Antwortvorlagen, automatische Entwurfserstellung, Eskalationslogik bei Mismatches | 1–2 Wochen |
| 4. Testing & Go-Live | End-to-End-Tests mit realen E-Mails, Feintuning der KI, Schulung des Teams, produktiver Betrieb | 1–2 Wochen |
Wichtige V1-Einschränkung: Die Lösung wird zunächst nur als Entwurfserstellung ausgeliefert. E-Mails werden erst dann automatisch generiert, wenn die KI eine Trefferquote von mindestens 99% aufweist und mit echten Kundschaft-Daten erfolgreich getestet wurde (richtige Buchungen, korrekte Daten, erfolgreiches Matching). Erst danach kann ein freigegebenes Go-Live für den automatischen Versand erfolgen. In Phase 1 bleibt derVersand fully manual durch das Hotelpersonal.
Alle Preise verstehen sich in CHF, exkl. MwSt. und basieren auf einem Stundensatz von CHF 165.–/h. Die Schätzungen beinhalten Konzeption, Entwicklung, Testing und Dokumentation.
| Position | Aufwand | Preis | Rabatt 20% | Endbetrag |
|---|---|---|---|---|
| Discovery & Setup | ~20h | CHF 1'650.– | ✔ | CHF 1'320.– |
| Core Engine (MCP-Server, KI-Parsing, Matching) | ~55h | CHF 4'537.50.– | ✔ | CHF 3'630.– |
| Entwurf-Generierung & Eskalationslogik | ~25h | CHF 2'062.50.– | ✔ | CHF 1'650.– |
| Testing, Go-Live & Schulung | ~20h | CHF 1'650.– | ✔ | CHF 1'320.– |
| Total V1 | ~120h | CHF 10'450.– | ✔ | CHF 8'340.– |
| Feature | Aufwand | Preis |
|---|---|---|
| Automatischer Versand mit Freigaberegeln (nach V1-Freigabe) | ~20h | CHF 1'650.– |
| Dashboard & Reporting | ~30h | CHF 2'475.– |
| Weitere Partner-Formate (pro Format) | ~5h | CHF 412.50.– |
| Neues PMS anbinden | nach Aufwand | nach Aufwand |
Hinweis: Laufende Kosten für Microsoft 365 (bereits vorhanden), Cloud-Hosting (~CHF 12–20/Mt.) sowie KI-API-Nutzung (~CHF 8–20/Mt. je nach Volumen) sind nicht in den Projektkosten enthalten. Die KI-Kosten reduzieren sich durch effizientes Caching und geringere Request-Menge signifikant.
Zahlungskonditionen: 40% bei Projektstart, 40% nach Abnahme Phase 3 (Entwurf-Generierung), 20% bei manuellem Go-Live (ohne automatischen Versand). Für den späteren automatischen Versand (nach 99%-Freigabe) gelten separate Konditionen.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit dem Hotel Drei Könige und darauf, deinen Arbeitsalltag spürbar zu vereinfachen.